Helsingin Satama Oy on Helsingin kaupungin omistama satamaliiketoimintaa harjoittava yhtiö, jonka hallinnointi perustuu lakiin, yhtiöasiakirjoihin sekä Helsingin kaupungin konserniohjeisiin.

Helsingin Sataman hallintoelimet

Yhtiökokous

Ylintä päätösvaltaa käyttää yhtiökokous. Yhtiökokous päättää sille osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen mukaan kuuluvista asioista, kuten tilinpäätöksen vahvistamisesta, taseen osoittaman voiton käyttämisestä, vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle, hallituksen jäsenten ja tilintarkastajan palkkiosta sekä hallituksen jäsenten lukumäärästä. Yhtiökokous myös valitsee hallituksen puheenjohtajan, jäsenet sekä tarvittaessa tilintarkastajan ja varatilintarkastajan.

Osakkeenomistajan nimitystoimikunta

Yhtiön omistajalla on pysyvä osakkeenomistajan nimitystoimikunta, jonka tehtävänä on toimikunnan työjärjestyksen mukaisesti valmistella yhtiökokoukselle vuosittain ehdotukset seuraavalle toimikaudelle Yhtiön hallituksen jäsenten lukumääräksi ja hallituksen jäseniksi valittaviksi henkilöiksi sekä hallituksen jäsenille maksettaviksi palkkioiksi. Lisäksi nimitystoimikunnan tehtävänä on valmistella ehdotukset hallituksen puheenjohtajaksi ja varapuheenjohtajaksi.

Hallitus

Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus hyväksyy yhtiön strategiset tavoitteet ja ohjaa sekä valvoo yhtiön toimivaa johtoa. Hallitus kutsuu koolle yhtiökokouksen ja tekee sille osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen mukaiset päätösesitykset.

Hallitus muun muassa:

• vahvistaa itselleen työjärjestyksen.
• osallistuu yhtiön strategian valmisteluun sekä hyväksyy strategian ja seuraa sen toteutumista.
• hyväksyy strategian pohjalta vuosittain toimintasuunnitelman ja budjetin sekä valvoo niiden toteutumista pääsääntöisesti toimitusjohtajan katsausten ja osavuosikatsausten avulla.
• nimittää toimitusjohtajan ja johdon sekä päättää heidän osaltaan toimiehdoista, tavoitteista ja kannustinjärjestelmästä konsernijohdon linjausten mukaisesti.
• päättää hankinnoista, joiden arvo on yli 2.000.000 (kaksi miljoonaa) euroa ilman arvonlisäveroa.
• hyväksyy sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja sisäisen tarkastuksen toimintaperiaatteet sekä suunnitelmat.
• käsittelee ja hyväksyy toimintakertomuksen sekä tilinpäätöksen ja tekee yhtiökokoukselle ehdotuksen voitonjaosta.
• arvioi kerran vuodessa yhtiön johdon toimintaa sekä omaa toimintaansa.
  

Toimitusjohtaja

Helsingin Satama Oy:n toimitusjohtaja on Ville Haapasaari.
Toimitusjohtaja hoitaa osakeyhtiölain (OYL) mukaan yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti (toimitusjohtajan yleistoimivalta) sekä vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty.

Helsingin Satama Oy:n johtoryhmä

Toimitusjohtajaa tukee tehtävässään johtoryhmä, johon kuuluvat toimitusjohtajan lisäksi yhtiön ero liiketoimintojen ja tukitoimintojen johtajat.

Tilintarkastajat

Tilintarkastajana toimii KPMG Oy Ab

Palkitseminen

Omistajan eli Helsingin kaupungin palkitsemispolitiikka ohjaa toimitusjohtajan palkkausta ja kokonaispalkitsemista. Hallitus päättää johdon palkkauksesta. Helsingin Satama Oy:n hallituksen henkilöstö- ja palkitsemisvaliokunta valmistelee hallitukselle johdon ja henkilöstön palkitsemisjärjestelmät, joista hallitus päättää. Helsingin Sataman koko henkilöstö kuuluu tulospalkkauksen piiriin. Yhtiössä on käytössä henkilöstörahasto.

Hallituksen palkitseminen

Yhtiökokous päättää hallituksen ja hallituksen valiokuntien jäsenille maksettavista palkkioista yhdeksi toimikaudeksi kerrallaan. Hallitus ei kuulu tulospalkkion tai pitkän tähtäimen kannustinohjelman piiriin.

Yhtiön johdon ja henkilöstön palkitseminen

Helsingin Satama Oy:n henkilöstö- ja palkitsemisvaliokunnassa valmistellaan tulospalkkioperiaatteet, -mittarit ja -skaalat toimitusjohtajan esityksen pohjalta. Valiokunta suosittelee hallitukselle, joka päättää yhtiön tulospalkkiojärjestelmästä.
Tulospalkkiomittarit ovat osa yhtiön strategisia mittareita, joiden edistymistä viestitään henkilöstölle henkilöstötilaisuuksissa ja osastokokouksissa. Tulospalkkiolaskennasta vastaavat yhtiön talous- ja HR-yksiköt yhteistyössä. Tulospalkkiot maksetaan tilinpäätöksen vahvistamisen jälkeen.

Toimitusjohtaja

Toimitusjohtajan palkkaus ja kokonaispalkitseminen ovat linjassa omistajan eli Helsingin kaupungin palkitsemispolitiikan kanssa. Kokonaispalkkaan ei kuulu pitkän aikavälin kannustinohjelmaa, allekirjoituspalkkiota eikä eläköitymisetua. Toimitusjohtajan vuosittainen tulospalkkio vastaa enintään neljän kuukauden palkkaa. Toimitusjohtajan kokonaispalkka tarkistetaan vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä.

Johto

Yhtiön johtajille maksetaan kokonaispalkkaa, johon ei kuulu pitkän aikavälin kannustinohjelmaa. Johtoryhmän palkkaus ja palkitseminen tehdään toimitusjohtajan esityksestä henkilöstö- ja palkitsemisvaliokunnan suosituksesta ja hallituksen päätöksellä. Yhtiön hallitus tarkastelee johdon palkkausta vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä.

Sitoumukset ja sisäinen valvonta

Helsingin Satama Oy:n toiminta on sertifioitu mm. seuraavien standardien mukaisesti:
• ISO 9001 – laatujärjestelmästandardi
• ISO 14001 -ympäristöjärjestelmästandardi
• ISO 45001 -työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmästandardi:

Helsingin Satama Oy on sitoutunut noudattamaan Helsingin kaupungin konserniohjetta.

Sisäinen tarkastus

Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on arvioida, onko yhtiön sisäinen valvonta ja riskienhallinta asianmukaisesti järjestetty ja toimivat tarkoitetulla tavalla.
Sisäinen tarkastus laatii hallitukselle vuosittain yhteenvetoraportin suoritetuista tarkastuksista, merkittävimmistä havainnoista, annetuista suosituksista sekä sovituista toimenpiteistä ja niiden toteuttamisesta. Hallitus hyväksyy vuosittain laadittavan sisäisen tarkastuksen tarkastussuunnitelman.